○稲敷市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
令和2年10月9日
訓令第14号
稲敷市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要綱(平成17年稲敷市訓令第8号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、稲敷市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び稲敷市個人情報保護法施行条例(令和5年稲敷市条例第2号)に定めるもののほか必要な事項を定め、戸籍データの保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ並びに市民窓口課、東支所、新利根公民館及び桜川公民館に設置した戸籍専用端末装置(以下「端末装置」という。)により戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍等事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末装置運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍等事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民窓口課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民窓口課係長をもってこれに充てる。
(クラウドサービスの安全性の確保)
第7条 クラウドサービスは、PCIDSS(クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準をいう。以下同じ。)の認証を取得しているデータセンターから提供されるものでなければならない。
(戸籍データの保護)
第8条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、持ち運び可能な磁気ディスク等については、次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管するなどにより、磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 格納した記録内容をラベルで明示するなど適正な管理をすること。
(3) 受払及び管理に関しては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(4) 廃棄するときは、記録内容を消去し、復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分すること。
2 保護管理者は、戸籍サーバの磁気ディスク等の適切な管理の実施を担保するため、必要に応じて戸籍情報システム事業者に対し、PCIDSSの認証が継続していることを示す書類等の提出を求めることができる。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際し、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 戸籍サーバへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時において、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際し、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
4 戸籍データへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時において、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に戸籍データの入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 戸籍情報システムへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じてその利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにそれぞれアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、当該ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該ID及びパスワードを付与した者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて戸籍サーバ及び戸籍データの使用状況を報告させ、その取扱状況を把握しなければならない。
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第16条 端末装置の操作は、取扱職員以外の者が行ってはならない。
2 取扱職員は、戸籍等事務に必要な場合を除き、端末装置の操作及び戸籍に関するデータの検索を行ってはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及び戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データの保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データの保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民窓口課において処理する。
附則
この訓令は、令和2年10月26日から施行する。
附則(令和5年訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。