(1)　各課等の長は、毎始業時にメールの受信の有無を確認するものとする。

(2)　各課等の長は、受信したメールの内容が自らの所管に属するものであるときは、回答のために必要な事実関係の調査等を行わなければならない。

(3)　各課等の長は、メールの内容が他の課等の所管に関する場合又は他の課等との調整が必要な場合は、所管部長と協議の上、関係課等の長及び関係課等に当該メールを転送するものとする。

(4)　コンピュータウイルスの感染を防ぐため、信頼された送信者からのメールを除き、添付されているファイルは開かないものとする。

(1)　氏名、メールアドレス、住所及び電話番号(以下「氏名等」という。)の明記があるメールについては、各課等の長は、おおむね1週間以内に当該課等の長名により回答するものとする。この場合において、1週間以内に回答することができないときは、理由を付して、回答日の見込みを当該メールの発信者に伝えるものとする。

(2)　メールに氏名等が明記されていない場合は、原則として回答を行わず、供覧扱いするものとする。

(3)　各課等の長は、受信したメールについて回答を行う場合においてメールにより送信し難い事情などがあるときは、電話、郵便、訪問等により行うことができる。

(4)　各課等の長は、メールの内容が他の部・課等と調整を必要とする場合は、所管部長及び当該課等と協議の上、回答文案を取りまとめ、速やかに回答するものとする。

(5)　市民以外の者から送信されたメールも、市民から送信されたメールと同様に取り扱うものとする。

(6)　個人、団体、職員等を誹謗中傷する内容のメールについては、原則として回答を行わないものとする。

(7)　営業メール又はこれに類するメールについては、原則として回答を行わないものとする。

(8)　繰り返し同一人から送信された同趣旨又は類似の内容のメールについて行うメールによる回答は、原則として3回を限度とし、各課等の長は、3回目の回答において発信者にその旨を伝えるものとする。この場合において、なおメールが送信された場合は、各課等の長は、当該メールの発信者に対して部長決裁による文書をもって最終回答を行うものとする。

(9)　メールによる回答は、送信専用のメールアドレスを利用する。