○稲敷市住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱要綱

平成28年3月31日

告示第27号

(趣旨)

第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条第1項及び第11条の2第1項の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(閲覧台帳)

第2条 閲覧に供する台帳は、法第11条第1項に規定する事項を記載した台帳(以下「閲覧台帳」という。)とする。

2 閲覧台帳は、毎年4月1日及び10月1日現在の住民基本台帳に基づき、それぞれ4月及び10月に改製するものとする。

3 市長は、ドメスティック・バイオレンス、ストーカー行為、児童虐待及びこれらに準ずる行為の被害者で、支援措置の申出をしている者(以下「DV等被害者」という。)について、特に必要があると認める場合を除き、閲覧台帳から抹消し閲覧に供する。

4 DV等被害者への支援措置を終了した場合、前項の規定により閲覧台帳から抹消した元DV等被害者は、次回の改製基準日に閲覧台帳に反映させることとする。

(閲覧日等)

第3条 閲覧日は、稲敷市の休日を定める条例(平成17年稲敷市条例第2号)第1条第1項各号に規定する休日並びに閲覧台帳の改製日を除く日とする。

2 閲覧に供する時間は、午前9時から午後4時までとする。

3 閲覧をすることができる団体数は、1日につき1団体とし、2名を限度とする。

(閲覧場所)

第4条 閲覧に供する場所は、担当課が指定した場所とする。

(閲覧の請求)

第5条 市長は、国又は地方公共団体の機関から法令で定める事務の遂行に必要があるとの理由で閲覧の請求があった場合、閲覧台帳を供することができる。

2 前項の請求は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求について(様式第1号)を提出して行わなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、第1項の請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難な請求(以下「犯罪捜査等のための請求」という。)の場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求について(様式第2号)を提出して行わなければならない。

(閲覧の申出)

第6条 市長は、個人又は法人等から法第11条の2第1項各号に掲げる活動を行うために閲覧の申出があり、かつ、当該申出を相当と認めるときは、その活動に必要な限度において、閲覧台帳を供することができる。

2 前項の申出は、住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号)に住民基本台帳閲覧誓約書(様式第4号)を添えて提出し、行わなければならない。

3 閲覧の申出者が法人等の場合、次に掲げる資料を併せて提出しなければならない。

(1) 法人登記等申出者の概要がわかる書類

(2) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく申出者の取り組みを明示した書類

(3) 閲覧事由に係る調査、研究等の概要がわかる書類

(4) 委託による閲覧の場合は、代理権を確認できる書類並びに委託者についての第1号及び第2号に掲げる書類

(5) その他市長が必要と認めるもの

(閲覧時の本人確認)

第7条 市長は、閲覧に従事する者(以下「閲覧者」という。)に対して、身分証明書その他本人であることを確認できる書類の提示を求めるものとする。

2 請求書に記載された閲覧者は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第1条第3項に掲げる、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。

3 申出書に記載された閲覧者は、省令第2条第3項第1号に掲げる、本人の写真が貼付された身分証明書(以下「身分証明書等」という。)を提示しなければならない。

4 閲覧者が前項に掲げる身分証明書等を所持していない場合は、住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第5号)を閲覧者の住所地に送付し、閲覧当日に持参させること及び次に掲げる書類を提示させることにより、本人であることを確認するものとする。

(1) 健康保険、介護保険等の被保険者証又は生活保護の受給者証

(2) 年金手帳又は年金証書

(3) キャッシュカード、預金通帳等で氏名が確認できるもの

(4) その他市長が適当と認めるもの

5 前項の規定による照会書は、照会の日から起算して30日以内に持参しなければならない。

(閲覧の予約)

第8条 閲覧を行おうとする者は、事前に電話又は来庁により閲覧の予約をしなければならない。

2 前項に規定する予約は、閲覧の請求書又は申出書を提出した後に行えるものとし、閲覧希望日の1週間前までに行わなければならない。ただし、市長が適当と認めるときはこの限りでない。

(閲覧の方法等)

第9条 閲覧は、閲覧者が閲覧台帳に記載された事項を筆記により転記することにより行うものとする。ただし、犯罪捜査等のための請求についてはこの限りでない。

2 閲覧者は、閲覧終了後に転記された書面等(以下「転記用紙」という。)を市長に提出しなければならない。

3 市長は、提出された転記用紙を複写するとともに審査を行い、適正と認めれば閲覧者に交付するものとする。

(閲覧の遵守事項)

第10条 閲覧者は、閲覧の際次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 写真機、複写機、携帯電話、パソコン等は使用しないこと。

(2) 閲覧台帳は丁寧に扱い、とじ具から外さないこと。

(3) 閲覧台帳に加筆又は修正をしないこと。

(4) 休憩等で閲覧場所から離れる際は、閲覧台帳及び転記用紙を係員に預けること。

(5) 閲覧が終了したときは、直ちに係員に報告し、閲覧台帳の点検を受けること。

(6) その他係員の指示に従うこと。

2 市長は、閲覧者が前項の規定に違反した場合、閲覧を中止させるものとする。

(閲覧の請求等に応じない場合)

第11条 市長は、次に掲げる事項のいずれかに該当する場合、閲覧の請求又は申出に応じないものとする。

(1) 請求者が第5条に掲げる要件を満たさないとき。

(2) 申出者が第6条に掲げる要件を満たさないとき。

(3) 閲覧者が第7条に掲げる身分を示す証明書等を提示しないとき。

(4) 営利目的に使用されると認められるとき。

(5) 差別行為及び個人のプライバシーの侵害につながる等不当な目的に使用されるおそれがあるとき。

(6) 閲覧台帳の使用が競合し、第3条第3項に規定する定員を超えるとき。

(7) 天災その他やむを得ない理由により、閲覧台帳が汚損又は滅失したとき。

(8) 執務に支障があると認めるとき。

(閲覧手数料)

第12条 閲覧手数料は、稲敷市手数料徴収条例(平成17年稲敷市条例第54号)に定めるところによる。

2 第5条に掲げる閲覧請求の場合の手数料は、公用にて免除とする。

3 第6条に掲げる閲覧申出の場合の手数料は、徴収するものとする。

(閲覧の公表)

第13条 市長は、毎年1回、閲覧状況について次に掲げる事項を公表するものとする。

(1) 国又は地方公共団体の機関の名称若しくは申出者の氏名(申出者が法人の場合は、その名称及び代表者の氏名)

(2) 請求事由の概要又は利用目的の概要

(3) 閲覧年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

2 市長は、次のいずれかに該当する場合は、公表する事項の一部又は全部を除くことができる。

(1) 犯罪捜査等のための請求のとき。

(2) 公表することにより、個人の権利利益が侵害されるおそれがあるとき。

(閲覧台帳の管理)

第14条 市長は、閲覧台帳を施錠のできる保管庫において厳重に管理しなればならない。

2 市長は、改製になった閲覧台帳については、速やかに廃棄しなければならない。

(その他)

第15条 この告示に定めるもののほか、必要な事項は市長が別に定める。

この告示は、平成28年4月1日から施行する。

(令和4年告示第57号)

この告示は、令和4年4月1日から施行する。

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稲敷市住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱要綱

平成28年3月31日 告示第27号

(令和4年4月1日施行)