(趣旨)

第1条　この訓令は、稲敷市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

(適用範囲)

第3条　この訓令は、実施機関(稲敷市個人情報保護法施行条例(令和5年稲敷市条例第2号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)第2条第2項に規定する実施機関をいう。)の職員に適用する。

(総括保護管理者)

第4条　稲敷市(以下「市」という。)に、総括保護管理者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　特定個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第6条　特定個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。

(監査責任者)

第7条　市に、監査責任者を1人置くこととし、行政経営部長をもって充てる。

(情報セキュリティ委員会)

第8条　総括保護管理者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため、必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする情報セキュリティ委員会を設け、定期に又は随時に開催する。

(教育研修)

第9条　総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第10条　事務取扱担当者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、個人情報保護法施行条例及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員に対して、その権限の内容を当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲の権限に限り与える。

(複製等の制限)

第12条　事務取扱担当者が業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該行為を行うことができる場合を限定し、事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第13条　事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第14条　事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠可能な書庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条　事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第17条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき、稲敷市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年稲敷市条例第28号)で定めた事務を含む。)に限定する。

(個人番号の提供の求めの制限)

第18条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集及び保管の制限)

第20条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第22条　保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第35条を除く。)において同じ。)の内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第23条　保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第24条　保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、特定個人情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第25条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第27条　保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(情報システムにおける特定個人情報等の処理)

第28条　事務取扱担当者は、特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去する。

(暗号化)

第29条　保護管理者は、特定個人情報等の内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第30条　保護管理者は、特定個人情報等の内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第31条　保護管理者は、特定個人情報等の内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第32条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(端末の外部持出し等)

第33条　事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第34条　事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第35条　事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第36条　保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第37条　保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(入退管理)

第38条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(電算室等の管理)

第39条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(特定個人情報等の提供)

第40条　職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第41条　保護管理者は、個人番号利用事務等の一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第42条　特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

(公表等)

第43条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第44条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第45条　保護管理者は、各課等における特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第46条　総括保護管理者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

第47条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。