○稲敷市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱

令和3年2月26日

告示第8号

(趣旨)

第1条 この告示は、業務の公正かつ適正な執行を確保し、犯罪の防止及び職員への不正な圧力の排除を目的として設置する通話録音装置及び通話録音データの取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この告示において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 通話録音装置 稲敷市役所の代表電話番号での通話中に通話の音声を録音する装置をいう。

(2) 通話録音データ 通話録音装置により録音され、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で記録した媒体をいう。以下同じ。)に保存された音声のデータをいう。

(3) 複製データ 通話録音データを電磁的記録媒体(録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体を除く。)に複製したデータをいう。

(管理責任者等の設置)

第3条 通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、管財担当課の長をもって充てる。

2 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うに当たって必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。

3 管理取扱者は、管理責任者が命じた者をもって充てる。

(通話録音装置の設置等の公表)

第4条 管理責任者は、市のホームページ等に掲載することにより、通話録音装置を設置した旨及びその利用目的について公表しなければならない。

(個人情報保護)

第5条 管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び稲敷市個人情報保護法施行条例(令和5年稲敷市条例第2号)を遵守し、通話録音装置の設置及び運用に関し、適切な措置を講じなければならない。

2 管理責任者及び管理取扱者は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全確認のために必要な措置を講じなければならない。

3 管理責任者及び管理取扱者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(通話録音データ等の保存及び廃棄)

第6条 通話録音データの保存期間は、通話録音データが記録された日から7日間とする。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合、次条第1項の規定による聴取の請求があった場合その他管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。

2 通話録音データは、記録されたときの状態で保存し、加工してはならない。

3 第1項の保存期間を経過した通話録音データは、速やかに復元不可能な方法で消去しなければならない。

4 複製データは、作成してはならない。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合、次条第1項の規定による聴取の請求があった場合その他通話録音装置の設置の目的を達成するため特に必要と管理責任者が認めた場合は、この限りでない。

5 管理責任者は、前項ただし書の規定により複製データを作成した場合は、当該複製データを施錠することができる収納庫等に保管しなければならない。

6 管理責任者は、複製データについては、その目的が達成された場合その他保有する必要がなくなった場合は、速やかに破棄しなければならない。この場合において、管理責任者は、破砕を行うなど通話内容が復元不可能な方法で破棄するものとする。

(聴取請求)

第7条 通話録音データに記録された通話を行った本人は、この告示の定めるところにより、管理責任者に対し、当該通話録音データの聴取を請求することができる。

2 前項の規定による聴取の請求(以下「聴取請求」という。)をしようとする者は、通話録音データ聴取請求書(様式第1号。以下「請求書」という。)を管理責任者に提出しなければならない。

(聴取をさせない場合)

第8条 管理責任者は、聴取請求に係る通話録音データが個人情報保護法第78条第1項各号のいずれかに該当する場合は、当該通話録音データの聴取をさせない。

(聴取請求に対する決定等)

第9条 管理責任者は、聴取請求があったときは、請求書を受け付けた日の翌日から起算して7日以内に、当該請求書を提出した者(以下「聴取請求者」という。)に対して、聴取請求に係る通話録音データを聴取させる旨又は聴取させない旨の決定をしなければならない。

2 管理責任者は、前項の規定により聴取請求に係る通話録音データを聴取させる旨を決定したときは、聴取請求者に対し、延滞なく、通話録音データ聴取決定通知書(様式第2号)によりその旨を通知しなければならない。

3 管理責任者は、第1項の規定により聴取請求に係る通話録音データを聴取させない旨を決定したとき(当該通話録音データを既に消去しているときを含む。)は、聴取請求者に対し、遅滞なく、通話録音データ聴取不決定通知書(様式第3号)によりその旨を通知しなければならない。

4 管理責任者は、やむを得ない理由により第1項に規定する期間内に同項の決定をすることができないときは、当該期間の満了する日の翌日から起算して7日を限度として、その期間を延長することができる。この場合において、管理責任者は、聴取請求者に延長の理由及び決定できる時期を速やかに通知しなければならない。

(聴取方法)

第10条 聴取請求に係る通話録音データの聴取は、管理責任者が指定する日時及び場所において行うものとする。この場合において、聴取請求者は、管理責任者に対し、自己が当該聴取請求に係る通話録音データに記録された通話を行った本人であることを証明するために必要な書類等を、提出又は提示しなければならない。

2 聴取請求に係る通話録音データの聴取は、原則として複製データを用いて実施するものとする。

(苦情の処理)

第11条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応しなければならない。

(その他)

第12条 この告示に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。

この告示は、令和3年3月1日から施行する。

(令和5年告示第11号)

この告示は、令和5年4月1日から施行する。

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稲敷市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱

令和3年2月26日 告示第8号

(令和5年4月1日施行)