2　事務の処理に当たっては、当該事案に係る決裁権者等は、当該処理すべき事案に関する処理方針、注意事項等について指示することを原則とする。

3　課長は、適正かつ能率的な事務の処理を図るため、立案事由が生じたときは、遅滞なく立案させるとともに、回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし、処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。

2　条例、規則及び訓令の原本(条例及び規則にあっては稲敷市公告式条例(平成17年稲敷市条例第4号)第2条第1項及び第3条の規定により市長が署名したもの、訓令にあっては同条例第4条の規定により市長印を押印したものをいう。)は、総務課長が保管するものとする。

2　文書管理主任は、課長補佐の職にあるもの(課長補佐が2人以上ある場合は、課の事務を総括整理することを命じられている者のうち、庶務事務を担当する者)を充てる。ただし、該当する職員がいないとき又は欠けたときは、当該課長が必要に応じ指定する者とする。

3　文書管理主任が不在のときは、課長があらかじめ指定する者がこの訓令に定める文書管理主任の事務を行うものとする。

2　文書管理主任は、この訓令に別に定めるもののほか、次に掲げる事務を処理するものとする。

2　文書取扱者は、当該課の職員のうちから、当該課長が指定するものとする。

3　文書取扱者は、文書管理主任の指示を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。

2　令達文書の種別は、次の各号に掲げるとおりとし、その定義は当該各号に定めるところによる。

3　一般文書は、令達文書以外の文書とする。

2　一般文書には、記号及び文書番号を記載するものとする。この場合において、第27条第5項の規定による登録番号を文書番号とし、その番号の前に「稲」及び課を表示する記号(課(室等を除く。)にあっては課名の第1文字目(当該記号が他の課と同一のものとなる場合は課名の第1文字目及び第2文字目)、室等にあっては課名の第1文字目及び室等名の第1文字目)を冠するものとする。ただし、経由文書については、第27条第4項の規定による文書経由簿の登録番号を文書番号とし、記号は冠しないものとする。

2　一般文書は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより施行するものとする。

2　郵便料金等の未払又は不足の文書等が到達したときは、公務に関するものと認められるものに限り、その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

2　前項の規定にかかわらず、現金、金券又は有価証券が同封されていたものについては、当該文書等を会計課に送付し、会計課において金券受付簿(様式第2号)に登録し、必要な処理を行うものとする。

2　担当課の文書管理主任は、前項の規定により配布を受けた文書等について、次の各号に掲げる文書等があるときは、直ちにこれを当該各号に掲げる課に配布し、又は回付しなければならない。

3　担当課の文書管理主任は、他の課に関係のある重要な文書を配布されたときは、その写しを作成し、当該関係のある課に配布するものとする。

2　課長等は、重要と認めるものは、市長の閲覧に供するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、簡易な回答等の事案は、起案用紙によらないことができる。この場合において、必要があると認めるときは、情報公開に関する区分を記載し、所定の事項を記入するものとする。

3　起案に当たっては、次に掲げるところにより行わなければならない

2　回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、回議すべき職員間において協議し意思決定をした上で、再度回議に付するものとする。

2　原議書のうち告示及び訓令については、総務課長において公示登録簿(様式第6号)に登録しなければならない。

3　経由文書については、担当課の文書管理主任において、文書経由簿(様式第7号)に登録しなければならない。この場合においては、文書の余白に経由の日付をもって経由印(別表第2号)を押印するものとする。

4　一般文書で次に掲げる以外のものについては、担当課の文書管理主任において文書発送簿(様式第8号)に登録する。

2　前項の場合において、文書が真正なものであることを証明するため、施行する文書及び原議書には、契印を押印しなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により契印を押印することが適当でないと認められる場合にあっては、この限りでない。

3　許可書、認可書、契約書等の権利の得失変更に関係がある文書については、2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに代わるべき措置を、訂正したときは訂正印の押印をそれぞれしなければならない。

2　前項の場合において、郵便によるものにあっては勤務時間外(日曜日、土曜日及び国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日を含む。)に発送する場合を除き総務課、信書便によるものにあっては担当課において発送するものとする。ただし、特別の事情がある場合は、あらかじめ総務課長の承認を得て、担当課により発送することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、会議において配布する等により、文書等を発送することができる。

4　発送を要する文書等は、すべて担当課において封かんし、又は包装しなければならない。

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現にあるこの訓令による改正前の様式により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年5月6日から施行する。

この訓令は、平成30年1月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。ただし、様式第8号の改正規定は、令和5年1月1日から施行する。