○稲敷市教育委員会事務局処務規程
平成17年3月22日
教育委員会訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 専決及び代決(第3条―第8条)
第3章 事務の処理(第9条―第28条)
第4章 文書の保管及び保存(第29条―第31条)
第5章 職員の服務(第32条)
第6章 補則(第33条・第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、他の法令に特別の定めがあるもののほか、教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務の処理及び職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 決裁 教育長又はその委任を受けた事務局の職員(以下「決裁責任者」という。)がその権限に属する事務の処理について、意思決定を行うことをいう。
(2) 専決 教育長がその責任においてその権限に属する特定の事務の処理について、事務局の職員(以下「専決権者」という。)に意思決定させることをいう。
(3) 代決 決裁責任者又は専決権者が不在のときにその権限に属する事務の処理について、この訓令で定める職員が意思決定を行うことをいう。
(4) 課長 稲敷市教育委員会事務局組織規則(平成17年稲敷市教育委員会規則第5号。次号において「規則」という。)第8条に規定する課長をいう。
(5) 課長補佐 規則第8条に規定する課長補佐をいう。
第2章 専決及び代決
(専決の制限)
第4条 この訓令に定めるところであっても、他に特別の定めがあるとき、あらかじめ特別の指示を受けたとき、又は専決権者が重要若しくは異例に属すると認めたときは、直近上司の決裁を受けなければならない。
(専決の報告)
第5条 この訓令により専決したもののうち必要と認めるものについては、直近上司に報告しなければならない。
(代決)
第6条 教育長が不在のときは、教育部長がその事務を代決する。教育長、教育部長ともに不在のときは、主管課長がその事務を代決する。
(代決の制限)
第7条 前条の規定による場合であっても、あらかじめ特に指定を受けた事項又は重要若しくは異例に属すると認められる事項については、代決してはならない。
(代決後の手続)
第8条 代決した事項は、遅滞なく上司の後閲を受けなければならない。
第3章 事務の処理
(文書取扱いの原則)
第9条 事務の処理は、文書によることを原則とする。
2 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して、事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 文書は、上司の許可を得ないで職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。
(各課長の職責)
第10条 各課長は、当該課の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意しなければならない。
(文書管理主任の設置)
第11条 各課に文書管理主任を置く。
2 文書管理主任は、課長補佐にあるものを充てる。ただし、該当する職員がいないとき又は欠けたときは、当該課長が必要に応じ指定する者とする。
3 文書管理主任が不在のときは、課長があらかじめ指定する者がこの訓令に定める文書管理主任の事務を行うものとする。
(文書管理主任の職責)
第12条 文書管理主任は、文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。
2 文書管理主任は、この訓令に別に定めるもののほか、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 起案文書の決裁区分、回議先、合議先及び供覧先の審査に関すること。
(2) 起案文書についての違法性、不当性、違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。
(3) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。
(4) 文書の処理の促進に関すること。
(5) その他文書事務の管理に関すること。
(文書取扱者)
第13条 課に文書取扱者1人以上を置く。
2 文書取扱者は、当該課の職員のうちから、当該課長が指定するものとする。
3 文書取扱者は、文書管理主任の指示を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書等の収受及び配付に関すること。
(2) 原議書の登録に関すること。
(3) 文書等の整理及び保管に関すること。
(4) その他文書等の取扱いに関すること。
(文書の種別)
第14条 文書は、令達文書及び一般文書とする。
(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき処分し、又は決定した事項を一般に周知するために公示するものをいう。
(3) 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に周知するために公示するものをいう。
(4) 訓令 所属機関又はその職員に対し指揮命令するものをいう。
(5) 達 特定の個人又は団体等に対して特定の事項を命令し、禁止し、若しくは停止し、又は既に与えられた許可、認可等を取り消すものをいう。
(6) 指令 個人又は団体の申請又は願に基づいて指示し、若しくは命令し、又は許可、認可等の行政処分をするものをいう。
3 一般文書は、令達文書以外の文書をいう。
(公文用例)
第15条 公文の用例は、別表第2のとおりとする。
(文書の記号及び番号)
第16条 文書は、記号、番号及び年月日を付して処理しなければならない。
(文書の施行者名)
第17条 令達文書は、教育委員会教育長名(稲敷市教育委員会教育長に対する事務委任規則(平成17年稲敷市教育委員会規則第6号)の規定による委任事務に係るものにあっては、教育長名)をもって施行する。
2 一般文書は、当該事件について権限を有する者の名において施行する。
(文書の収受配付)
第18条 事務局に到着した文書は、教育政策課において収受し、速やかに次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 文書は、閉封のまま配付するものとする。ただし、配付先が確認できないものについては、これを開封した後配付するものとする。
(2) 親展、書留及び配達証明の郵便物等は、親展書留等文書収受簿(様式第4号)に必要事項を記載し、あて名の者に配付して受領印を徴するものとする。
2 2以上の課に関連する文書は、その関係が最も深い課に配付するものとする。この場合において、その文書を配付する課を判定し難いときは、教育政策課長は、関係課長と協議の上定めるものとする。
(配付文書の処理)
第19条 主務課に配付された文書は、文書管理主任が開封する。
2 文書管理主任は、文書の内容により教育長及び教育部長の閲覧に供するものと認めたときは、教育政策課において教育委員会受付印(様式第5号)を押印の上、当該閲覧に供するものとする。
3 文書管理主任は、他の課に関係する文書については、その写しを作成し、当該関係課に送付しなければならない。
(文書の起案及び回議)
第20条 文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用い、次に定めるところにより起案し回議するものとする。
(1) 起案文書には、保存区分、情報公開に関する区分、起案年月日、起案者職氏名、件名その他必要事項を明記するとともに、回議する必要のない上司欄は、斜線を引くこと。
(2) 件名は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(3) 文案は、分かりやすい口語体を用い、本文、理由、経過及び参考事項の順に記載し、できるだけ箇条書にする等簡潔に表現すること。
(4) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きするとともに、立案の経過を明らかにするため、関係書類を参考資料として添付すること。
(5) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(6) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添付すること。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な照会等に対する回答等については、起案用紙によらないことができる。この場合において、必要があると認めるときは、公開・非公開の区分を記載し、所定の事項を記入するものとする。
(審査)
第21条 起案文書は、文書管理主任の審査を受けなければならない。
(合議)
第22条 他の課に関係ある処理案は、その関係課長の合議を経て決裁又は専決を受けるものとする。
2 前項の合議事項について、意見を異にするとき、又は互いに協議してもなお意見が一致しないときは、当該意見を記載した付せん又は適宜の用紙を当該起案文書にはり付け、又は添付することによって、決裁責任者又は専決権者の参考に資するための措置を講ずることができる。
(決裁)
第23条 決裁文書には、起案者において決裁の年月日を記載するものとする。
(発送文書の浄書)
第25条 発送文書は、主務課において浄書するものとする。
(公印及び契印)
第26条 次に掲げる文書を施行するときは、公印を押印しなければならない。
(1) 権利又は義務の発生等の効果を有する文書
(2) 特定の事実を公印の押印により証明する必要がある文書
(3) 法令等により公印の押印が義務付けられている文書
(4) その他特に公印の押印が必要と認められる文書
2 前項の場合において、文書が真正なものであることを証明するため、施行する文書及び原議書には、契印を押印しなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により契印を押印することが適当でないと認められる場合にあっては、この限りでない。
3 許可書、認可書、契約書等の権利の得喪変更に関係ある文書が2枚以上にわたるときは割印を、これらの文書を訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。
(文書の発送)
第27条 文書は、主務課において、第16条第4項ただし書に規定するものを除き、文書発送簿に記載するとともに発送番号を付し、発送年月日を記入して発送するものとする。
(文書発送の処理)
第28条 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最小の経費で発送するよう努めなければならない。
2 文書の発送は、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便又は使送により行うものとする。
第4章 文書の保管及び保存
(文書の整理、保管)
第29条 完結した文書は、主務課においてファイリングシステムにより整理し保管するものとする。
(文書の保存)
第30条 文書の保存期間及び保存区分は、別表第3のとおりとする。
(保存期間の起算)
第31条 保存期間の起算日は、当該文書の処理が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年整理文書の保存期間の起算日は、当該文書の処理が終了した日の属する年の翌年の1月1日とする。
第5章 職員の服務
(職員の服務)
第32条 職員の服務については、稲敷市職員服務規程(平成17年稲敷市訓令第56号)を準用する。
第6章 補則
(準用)
第33条 この訓令に定めのない事項及びファイリングシステムに関する事項については、稲敷市文書管理規程(平成17年稲敷市訓令第4号)を準用する。
(その他)
第34条 この訓令の施行に関し必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成19年教委訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年教委訓令第7号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成24年教委訓令第2号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成27年教委訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。ただし、第1条中稲敷市教育委員会事務局庶務規程第17条の改正規定、別表第2の改正規定及び別表第3の改正規定は、平成27年4月1日において現に在職する教育長が欠けた日又は平成30年7月6日のいずれか早い日から施行する。
附則(平成29年教委訓令第9号)
この訓令は、平成30年1月1日から施行する。
附則(令和2年教委訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年教委訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年教委訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
教育部長の専決事項
1 職員の職務専念義務の免除並びに週休日及び勤務時間の割振り並びに休日勤務に係る勤務の免除並びに年次休暇に係る時季変更並びに療養休暇及び特別休暇の承認
2 職員の扶養親族の認定
3 職員の住居手当及び通勤手当に係る確認及び決定
4 職員の服務に関する諸届の受理
別表第3(第30条関係)
文書の保存期間及び保存区分
1 永年保存
教育委員会に係る議案、議決書及び議事録に関するもの
規則、規程等例規に関するもの
官公庁からの令達、通知、往復文書等で重要なもの
許可、認可等に関する書類のうち重要なもの
契約関係文書で重要なもの
金銭の支払に関する証拠書類のうち権利の得失に関するもの
職員の進退賞罰に関するもの
財産台帳
公印台帳
申請、報告及び届出に関する書類のうち特に重要なもの
その他永年保存の必要があると認められるもの
2 20年保存
学齢簿
3 10年保存
告示等の令達文書で永年保存の必要のないもの
官公庁への調査及び報告で重要なもの
補助金等の申請に関するもの
工事、物品等に関する書類のうち重要なもの
金銭の支払に関する証拠書類で重要なもの
申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの
通知、照会及び回答に関する書類のうち重要なもの
各種台帳で重要なもの
その他10年保存の必要があると認められるもの
4 5年保存
会議傍聴人受付簿
申請、報告及び届出に関する書類
通知、照会及び回答に関する書類
その他5年保存の必要があると認められるもの
5 3年保存
諸証明交付簿
申請、報告及び届出に関する書類のうち軽易なもの
通知、照会及び回答に関する書類のうち軽易なもの
その他3年保存の必要があると認められるもの
6 1年保存
文書の発送及び収受に関する簿冊
台帳に登録した申請書及び届書
軽易な願、届出等の往復文書で後日参照としないもの
申請、報告及び届出に関する書類のうち特に軽易なもの
通知、照会及び回答に関する書類のうち特に軽易なもの
その他1年保存の必要があると認められるもの
